Prezenty świąteczne od pracodawcy a podatek i składki ZUS

W okresie świąt wiele firm decyduje się przekazać prezenty świąteczne swoim pracownikom. Obdarowywanie osób zatrudnionych z okazji świąt jest popularnym sposobem motywowania pracowników, integrowania podwładnych z firmą i jednocześnie wyrazem uznania ze strony pracodawcy. Często spotykanymi prezentami od pracodawcy w okresie świątecznym są m. in.: paczki, w tym również paczki dla dzieci pracowników, dodatkowe świadczenia pieniężne czy bony na zakupy. Niektóre formy wsparcia mogą wiązać się dla pracownika z dodatkowymi obciążeniami. Istotne jest bowiem źródło, z którego został sfinansowany podarunek oraz jego wysokość. To od nich w głównej mierze zależy, czy pracownik będzie musiał odprowadzić podatek dochodowy do urzędu skarbowego oraz składki do ZUS.

W myśl przepisów ustawy o PIT[1] (art. 12), wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, jak również wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty uważa się za przychody ze stosunku pracy. Przekazywane przez pracodawców prezenty świąteczne należy więc rozliczyć podatkowo. Zakład pracy (jako płatnik) potrąca  od dochodu pracownika i przekazuje do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy. Ponadto rozlicza go również z tytułu składek do ZUS. Jeżeli pracodawca sfinansuje świadczenia przyznawane na święta ze środków obrotowych zakładu pracy, wówczas musi potrącić zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki do ZUS. W rezultacie pracownik otrzymuje realnie prezent mniejszy.

Rozwiązaniem korzystniejszym dla pracownika jest sfinansowanie świątecznego świadczenia ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Nie wszyscy jednak mają obowiązek tworzyć taki fundusz. Zgodnie z art. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych[2]., fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, z tym że pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20, mogą tworzyć fundusz lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.

Na mocy art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, świadczenia pieniężne i rzeczowe otrzymane przez pracownika sfinansowane w całości ze środków ZFŚS (lub funduszy związków zawodowych) są zwolnione z podatku, z tym że zwolnieniu podlega tylko kwota nieprzekraczająca 380 zł. Jest to limit roczny i nadwyżkę ponad tę kwotę w roku podatkowym wlicza się do podstawy opodatkowania.

Finansowanie prezentów świątecznych ze środków ZFŚS musi być określone w zakładowym regulaminie funduszu, a świadczenie musi mieć charakter pomocy socjalnej. Oznacza to, że jego przyznanie zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Przyznanie pracownikowi świadczenia z pominięciem tej zasady skutkuje tym, że nie korzysta on ze zwolnienia od podatku. Ulga podatkowa nie ma natomiast zastosowania do bonów, talonów czy też innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi, nawet w sytuacji ich finansowania ze środków ZFŚS. Pracownik otrzymujący bon musi więc zapłacić podatek od jego wartości.

Świadczenia otrzymywane przez pracownika ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.[3] Dotyczy to zarówno świadczeń pieniężanych jak i bonów. Do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe[4], zatem również świadczeń sfinansowanych ze środków ZFŚS nie uwzględnia się w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

W przypadku byłych pracowników (emerytów i rencistów) otrzymane od zakładu pracy świadczenia są zwolnione z podatku dochodowego do wysokości nieprzekraczającej w skali roku podatkowego kwoty 2280 zł.[5] i to niezależnie od źródła ich sfinansowania. Dotyczy to również przekazanych tym osobom bonów.

Niezależnie od źródła sfinansowania i konieczności poniesienia pewnych obciążeń, każda dodatkowa forma wsparcia pracowników przez pracodawcę powinna być doceniona.

dr Monika Kaczurak-Kozak


[1] Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

[2] Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800).

[3] Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.); §2 ust. 1 pkt 19.

[4] Ustawa z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1793), art. 81 ust. 1.

[5] Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 21 ust. 1 pkt 38.

Wydział Zamiejscowy w Sulechowie Uniwersytetu Zielonogórskiego, ©2018